Ostobudjetti – tuotteita myyvän yrityksen tärkein budjetti

Miten ja miksi erityisesti maahantuojan tai jälleenmyyjän kannattaa budjetoida?

Oletko koskaan miettinyt, että ilman budjettia toimiva yritys onnistuu kaikessa, mihin ryhtyy? Mutta onko se hyvä asia?

Ilman budjettia kaikki on pelkkää onnistumista, koska ei ole mitään tavoitetta eikä vertailukohtaa, mihin verrata. Kuten kaikki tiet vievät Roomaan, ilman budjettia päätyy aina jännittävästi jonnekin.

On nimittäin aika vaikea tehdä systemaattisesti hyviä päätöksiä, jos päätöksen ja toteuman välillä ei ole mitään yhteyttä. Kaikilla Fionian asiakkailla on tässä kohtaa etulyöntiasema, koska laadimme kaikille vastuullamme oleville yrityksille budjetin. Budjetti on numeromuodossa oleva strategia.

Budjetointi on vastuunottamista. Sen aikana saadaan itse numerot, mutta myös budjetoinnin aikana käydyillä keskusteluilla, pohdinnoilla ja eri vaihtoehtojen kalkuloinnilla on iso arvo. Joskus jopa isompi kuin lopputuloksena syntyneellä budjetilla.

Budjetoinnin tuoma tylsyys on hyvä asia

Monet ongelmissa, eli jatkuvassa kassakriisissä olevat yritykset ovat jännittäviä ja stressaavia paikkoja elää ja olla. Mutta yrityksessä jännitys on täysin hyödytöntä. Jännitys ei lisää kannattavuutta, eikä varsinkaan vähennä stressiä. Emme esimerkiksi stressaa Fionialla kassan riittävyydestä. Olemme laatineet strategian, ja numeroineet sen budjetin muotoon. Sitten teemme mitä olemme suunnitelleet. Me jännitämme sitä muuttuuko tämä vai tuo tarjous kaupaksi, mutta emme jännitä rahatilannetta. Olemme suositelleet tätä tapaa myös muille. 

Budjetointi tuo mukanaan hyppysellisen tylsyyttä, ja se on tässä kohtaa erittäin hyvä asia.

Milloin budjetoida?

Kokemuksemme mukaan paras aika budjetoinnille on loka–marraskuu, varsinkin jos tilikausi = kalenterivuosi. Budjetti pitäisi olla valmis kuukausi ennen tilikauden alkua, koska 1. tammikuuta sitä toteutetaan jo.

Myyntibudjetti on budjettien äiti

Kun liikevaihto- ja voittotavoite on päätetty, alkaa unelman konkretisointi kuukausi- ja viikkotasolla.

Muistutuksena, että jos haette kasvua esim. 10 %, tarvitaan asiakaspoistuman takia kasvua 20 %. Harmillisen usein tämä pääsee unohtumaan. Ei ole väliä, onko B2B- vai B2C-bisneksessä, asiakaspoistumaa on aina. B2B-puolella poistuma voi olla 1–20 prosenttia, kuluttajapuolella kymmenestä jopa 55 prosenttiin. Suosittelemme peukalosäännöksi 10 % asiakaspoistumaa. Fuusiot, muutot, avioliitot, lapset, konkurssit jne. – syitä poistumaan on lukuisia.

Ostobudjetti on perheen tärkein lapsi

Olemme Fionialla keskittyneet auttamaan ja palvelemaan erityisesti yrityksiä, joilla on varasto. Maahantuojat, jälleenmyyjät, tukut ja valmistava teollisuus ovat meille tuttuja. Tämä on se budjetti, jonka kanssa painimme eniten. Mutta se on ehdottomasti sen arvoista.

Ostobudjetti määrää kuukausi- ja viikkotasolla, paljonko tavaraa ostetaan. Sitä voisi verrata perheen ruokarahaan: meillä on tällä viikolla käytössä tämän ja tämän verran rahaa. Sen kanssa pitää olla tarkkana – se on se budjetti, jolla firma pidetään hengissä.

Ostobudjetin vertaaminen viikoittaiseen ruokarahaan on varsin hyvä. Samalla tavalla kuin ruoan kohdalla mietitään sen mahdollisimman suurta ravitsevuutta, ostobudjetin kohdalla mietitään myyntikatetta. Mitä ostamalla saavutan parhaan mahdollisen myyntikatteen? Tämä taas selviää ABCD-raportista. Voit katsoa tekemäni videon ABCD-raportista täältä.

Samalla tavalla kuin mahdollisimman ravitsevaa ruokaa ostetaan sarjalla päivittäisiä päätöksiä, hyvä ostaja etsii, pohtii ja päättää ostaa mahdollisimman myyntikatteellisia tuotteita ostobudjetin rajoissa. Se jos mikä on bisnesälykkyyttä.

Ostobudjetti elää koko ajan

Jos joku budjetti elää vuoden mittaan, niin se on ostobudjetti. Joskus se on todella pieni, ja joskus lähes rajaton – niin oudolta kuin se saattaa aluksi tuntua.

Siksi vuositason ostobudjetti on erinomainen lähtöaskel, mutta sekin on vain suuntaa antava. Ostobudjetti, joka on euromääräisesti ylitetty, voi olla erittäin hyvä asia, kunhan sen tuottama myyntikate on myös ylitetty. Ostobudjettia säädetään vähintään kuukausittain, joskus viikoittain ja joskus jopa päivittäin. Hyvä vertaus on nopeusrajoitus, moottoripyörän nopeusmittarin tausta ja viisari, joka näyttää nopeuden.

• Nopeusrajoitus = toteutunut myynti
• Nopeusmittarin numerot = suunniteltu ostobudjetti
• Nopeusviisari = toteutunut ostobudjetti

Onko vauhti sovitettu todellisuuteen? Pitääkö vauhtia hidastaa vai kiihdyttää? Pieniä jatkuvia päätöksiä, ei yksi iso päätös kotipihalla (”ajan koko matkan 80 kilometriä tunnissa”). Matka taittuu, ja päätöksiä tehdään sitä mukaa, kun uutta tietoa (nopeusrajoitus, tietyö, tmv.) tulee näkyville.

Milloin varasto on liian pieni?

Yksinkertaisesti vastattuna: silloin, kun se karkottaa asiakkaita. Otetaan esimerkiksi apteekki. Olet hakemassa apteekista lääkettä kolmen kuukauden tarvetta varten, mutta saat vain yhden kuukauden. Tai rengasliikkeessä saat vain kolme rengasta tarvittavan neljän sijaan. Pahinta, jos tätä tapahtuu toistuvasti.

On normaalia, että joskus tavara loppuu kesken. Mutta todella usein juuri kyseisen tuotteen voi korvata toisella vastaavalla tuotteella. Mutta jos näin ei ole, yrittäjän olisi äärimmäisen arvokasta saada tieto siitä, että tietty tuote loppuu kesken. Asiakas olisi ostanut kolmen kuukauden lääkkeet, mutta meillä oli varastossa vain yhden kuukauden lääkkeet. Tuliko tämä erittäin arvokas tieto asiakasrajapinnasta sisäänostajalle ja yrittäjälle? Mutuun perustuva varmuuskertoimen kasvattaminen ei ole fiksua – se kasvattaa salakavalasti varaston taas ylisuureksi. Sen sijaan nopea tiedonkulun järjestäminen on fiksumpaa ja samalla paljon kannattavampaa. Sillä tiedolla ohjataan ostobudjettia ja sen käyttöä. Voit lukea lisää onnistuneesta varastonhallinnasta täältä.

Mistä apua ostobudjetin laadintaan?

Esimerkiksi meiltä, tilitoimisto Fionialta. Me autamme vastuullamme olevien yritysten ostajia laatimaan ostobudjetteja. Ei onnistu tunnissa, mutta ei sitä kuukausitolkullakaan justeerata. Mutta sen verran uskallan luvata, että hyvä siitä tulee. Ota yhteyttä, niin jutellaan siitä ja hyödyllisestä taloushallinnosta. Saattaa olla elämäsi paras yhteydenotto.

Mikä ihmeen Fionia?

Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Erityisesti valmistava teollisuus, maahantuonti ja asiantuntijapalveluita tarjoavat yritykset kuuluvat asiakaskuntaamme. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.