Miten ABCD-analyysi auttaa rahan tekemisessä?
ABC-analyysi, tai ehkä tutummin ABCD-analyysi, on aivan jäätävän hyvä ja tuottoisa työkalu yritykselle, joka myy tuotteita ja jolla on varasto. Olemme tilitoimisto Fionialla erikoistuneet auttamaan sellaisia yrityksiä, joilla on varasto. Aihe on tärkeä.
ABCD-analyysi paljastaa jopa 80 prosenttia tuotteita myyvän yrityksen ongelmista. Palveluyrityksen kohdalla käytetään eri raportteja. Pidän itse ABCD-raporttia varastonhallinnan osalta maailman parhaana myyntiraporttina. ABCD-raportti ja analyysi ovat erittäin toimiva ratkaisu varastonhallintaan ja kassakriisistä nousemiseen.
ABCD-analyysi tehdään ABCD-raporttien pohjalta. Raportti otetaan seuraavilla kriteereillä.
- aikajänne 12 kk
- tuoteryhmittäin, esim. paidat, housut ja kengät jne.
- määräävä kriteeri on myyntikate euroissa. Tämä on ylivoimaisesti tärkein kriteeri.
- (Jos samasta raportista näkee varastosaldot, ollaan jo tosi pitkällä.)
Voin kertoa, että saatu ABCD-raportti on sulaa kultaa. Sen pohjalta on merkittävästi helpompi tehdä kannattavampia päätöksiä.
Varasto täynnä tavaraa ja kassa ihan tyhjä – kuulostaako tutulta?
Kim Väisänen on tiivistänyt asian äärimmäisen hyvin: ”Yrityksellä on vain yksi oikea kriisi, ja se on kassakriisi. Kaikki muut kriisit ovat seurausta siitä.” Lähdetään siis korjaamaan sitä, käytetään apuna ABCD-raporttia ja ABC-analyysiä. Vastaavia tilanteita tulee vastaan liian usein. Totesinkin joskus LinkedInissä, että ”viisi vuotta jatkunut kassakriisi ei ole normaalia”. Kassakriisi on paskamainen tilanne. Happi on tiukalla ja ajattelu on salakavalasti kaventunut, eikä yrityksen pyörittäminen ole kivaa. Mutta apua on saatavilla.
ABCD-raportti vs ABCD-analyysi
Mitä eroa on ABCD-raportilla ja ABCD-analyysillä? Hieman yksinkertaistettuna ABCD-raportti on dataa, numeroita. Raporttia voisi verrata moottoripyörän nopeusmittariin.
ABC-analyysi on sitä mitä teet raportin tiedoilla. Mitä tilaat tänään lisää, mitä laitat tänään alennukseen. Toisin sanoen raporttia käytetään päätöksenteon taustalla, fiilistelyn ja näppituntuman sijaan. Joskus tästä kuulee puhuttavan ”tiedolla johtamiseksi”, tai ”dataohjattua liiketoimintaa”.
Kassakriirin korjaaminen alkaa sillä sekunnilla, kun yrityksen ostoista vastaava, lähes aina yrittäjä, alkaa tehdä ostoja ABCD-raportin pohjalta. Pelkkä raportin tulostaminen ei vielä riitä. Ja usko pois, olen ollut monta kertaa tilanteessa, jossa raporttia tuijotetaan, huokaistaan syvään, ja heitetään raportti roskiin, samalla kun palataan huokailemaan ja märehtimään kroonista kassakriisiä. Mikään ei muuttunut.
ABCD-raportti ja kassan kannalta kriittinen myyntikate
Jostain syystä Suomessa ollaan todella kiinnostuneita myynnistä, eli liikevaihdosta. Juuri nyt, kun kirjoitan tätä, media uutisoi RTV-ketjun konkurssista. Todella valitettava ja harmillinen tapaus (RTV ei ollut Fionian vastuulla). Yli 150 miljoonan euron liikevaihto on vakuuttava, mutta on käytännössä merkityksetön, koska yritys teki silti tappiota.
Yritykselle on merkittävästi hyödyllisempää ajatella, paljonko tämä viikko tuotti katetta yhteensä. Viikko on mielestäni yritystoiminnassa aikamääreenä varsin toimiva. Koska tekemällä 52 viikkoa samalla tavalla, päätyy aika varmasti haluttuun tulokseen.
Tuloksellisesti painoaan pudottava ihminen mittaa painonsa aina samaan aikaan, esim. aamuisin. Paino on lopputulos, jota dieetillä ohjaillaan. Samalla tavalla kannattavuus on lopputulos, jota päätöksillä ohjataan. Tuotteita myyvän yrityksen kannalta 80 prosenttia tästä ohjailusta tulee ostotoiminnan kautta. Pitää osata ostaa myyntikatetta, ei myyntiä. Ja kate tehdään aina ostaessa, ei myydessä. Juuri siitä syystä ABCD-raportti otetaan myyntikatteen perusteella, ei myynnin perusteella.
ABCD-analyysi kertoo, mikä tuo rahaa
Yksi lause, jota olen pitänyt mukanani kaikki nämä vuodet, on jo edesmenneen Kalle Anttilan legendaarinen lause 70-luvun lopulta:
”Sisäänostajalla ei saa olla hyvä maku, hänellä tulee olla asiakkaan maku.”
Mielestäni lause on sulaa kultaa ja pelkkää viisautta. Lause tiivistää 80 % yrityksen ongelmista: ostetaan itselle, eikä asiakkaalle. Loput 20 % johtuu yleensä markkinointiviestinnästä: asiakas ei tiedä yrityksen ja/tai tuotteen olemassaolosta. Tuntematonta kun on perhanan vaikeaa ostaa. ABCD-analyysi ohjaa ostamaan sitä mikä tuo katetta. Jos tilataan vain sitä mikä liikkuu ja myy, voidaan hyvinkin helposti ostaa varasto täyteen sellaista tavaraa, joka on huonokatteista, tai jopa tappiollista.
A-tuote ABCD-raportilla
A-tuotteet ovat tuotteita, jotka tuovat 50 % prosenttia myyntikatteesta. Eli niiden merkitys kannattavuuden kannalta on valtava. A-tuotteet liikkuvat hyllystä nopeasti asiakkaan matkaan ja pitävät pölyn pois varastosta. Päivän tärkein tehtävä on varmistaa, että A-tuotteita on hyllyssä. A-tuotteiden kanssa saa turata aikaa. Menestyvä johtaja ymmärtää numeroita, kuten lääkäri veriarvoja. Ikävä kyllä tilitoimistoyrittäjä joutuu kuuntelemaan paljon enemmän selittelyitä numeroista kuin lääkäri. Mutta ei ne numerot siitä muuksi muutu, vaikka kuinka ollaan niitä kilpaa tuijotettu. Tekemällä ne muutetaan, ei selittämällä.
Käytännön esimerkkinä A-tuotteista
Katso tuoteryhmän A-tuotteiden osalta, paljonko ko. tuote, tai tuotteet ovat tuoneet myyntikate-euroja. Tarkista että tuotetta on varastossa ja milloin seuraava erä on tulossa. A-tuote ei saa loppua kesken. A-tuotteiden tankkaussyklin tihentäminen tuntuu aluksi oudolta, mutta sille on erittäin hyvä ja persuteltu syy. A-tuotteita on tuoteryhmässä usein 1–3, ei sen enempää. Mutta ne pitää tietää, mutu ei riitä.
D-tuotteella vauhdilla kohti konkurssia
Päivän toiseksi tärkein tehtävä on varmistaa, että D-tuotteita on illalla vähemmän kuin aamulla. D-tuote, joka on tuonut myyntikatetta (koko tuoteryhmässä) alle 2 %, laitetaan alennukseen. D-tuotteiden kanssa ei turata aikaa.
HUOM. Joskus ABCD-analyysissä käytetään ABCD-jakojen sijaan ABCDE-jakoa, jossa E-tuotteet ovat sellaisia, jotka ovat tuoneet 12 kuukauden aikana 0 % prosenttia myyntikatetta. Eli E-tuotteet ovat vain pötkötelleet varastohyllyssä viemässä tilaa ja keräämässä pölyä.
D-tuote on murheenkryyni, josta pitää hankkiutua nopeasti eroon. Kun verrataan kahta yritystä ja johdon ajankäyttöä, huomataan että menestyjät käyttävät aikansa A-tuotteiden parissa, konkurssia kohti ajelehtivat puuhastelevat D-tuotteiden parissa. Aikaa meillä kaikilla on saman verran, ero tulee siinä, mihin se käytetään.
D-tuotteiden osalta esitä itsellesi seuraavat kysymykset:
- Paljonko varastoa on D-luokassa?
- Poistetaanko D-luokka heti vai vähitellen?
- Miksi vähitellen?
- Mikä estää minua alentamasta D-tuotteen hintaa?
- Miksi D-luokassa varastointiaika on yli 365 vrk, tai jopa 1000 vrk?
Viisi lyhyttä kysymystä, mutta niillä pääsee pitkälle.
Käytännön esimerkki D-tuotteille
D-tuotteille kannattaa tehdä poistokampanja. Ohjeeni on aina sama:
- Kaksi viikkoa -50 %
- Seuraavat kaksi viikkoa -70%
- Seuraavat kaksi viikkoa -90 %
Jos tuote ei ole mennyt edes -90 prosentin alennuksella, ota yhteys tilitoimistoosi ja kysy, mitä tuotteelle tehdään.
D-tuotteille kannattaa tehdä riperäkki, poistolava tai poistokori. Kaikissa menestyvissä yrityksissä on sellainen. Menestyvissä yrityksissä varastojen tyhjennystä tehdään jatkuvasti ja hyvin systemaattisesti. Joka päivä, joka viikko, siihen paikkaan laitetaan tuotteita, jotka eivät liiku.
Jos sinulla ei ole myymälää tai kivijalkakauppaa, digitaalisessa maailmassa tämä onnistuu myös. Verkkokauppaan oma osio outlet-tavaroille tmv. Pointti on, että huonosti liikkuvasta tavarasta pitää päästä eroon – nopea tappio on paras tappio.
Oston kulut yli 50 prosenttia liikevaihdosta – silti ei mitään koulutusta
Tiesitkö, että Suomessa ei voi ostaa osto-osaamisen koulutusta? Ei ainakaan nyt tammikuussa 2025. Minusta tämä on ihmeellistä. Sosiaalisen median ja sisältömarkkinoinnin koulutuksia on vaikka kuinka paljon, mutta ostamiseen ei ole koulutusta.
Kuitenkin, kun katsotaan esimerkiksi maahantuojia, tukkuja, jälleenmyyjiä, päivittäistavarakauppoja, ostamisen osuus on aina yli puolet liikevaihdosta. Eli miljoonan liikevaihdollakin ostoja kertyy helposti yli puolella miljoonalla. Väitän, että osto-osaaminen on edellä mainituissa yrityksissä ns. ydinosaamista. Tai kannattaisi olla. Ostamistakin voi opetella, samalla tavalla kuin pianon soittamista, moottoripyörällä ajamista tai myyntiä. Ostamisen opettelu on koulu, jota en suosittele opiskelemaan kantapääopiston kautta. Jos haluja löytyy, siirtymällä Fionian asiakkaaksi, saa apua tähänkin kohtaan.
Vinkkinä varasto-ohjelmistoon (WMS) liittyen
Olen huomannut, että useista suomalaisista ohjelmistoista tämän raportin saaminen ei onnistu, tai on kovin vaikeaa. Jos et osaa ottaa yrityksesi ohjelmistosta ABCD-raporttia tämän analyysin pohjaksi, suosittelen ottamaan ohjelmistotoimittajaan samantien yhteyttä.
Soitin kerran erään asiakkaani ohjelmistotoimittajalle aiheen tiimoilta, ja kolmen viikon päästä koodaus oli tehty ja tarvittava tieto oli saatavilla. Eli pyyntöä sinne suuntaan. Se, joka maksaa, se voi käsittääkseni myös vähän vaatiakin. Tuskin ajaisit kovinkaan pitkään autolla, jossa ei olisi nopeusmittaria. Tämä on vähän sama tilanne. Liiketoiminnan kannalta oleellinen tieto tulee olla helposti saatavilla.
Hyvä siitä tulee.
Mikä ihmeen Fionia?
Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Erityisesti valmistava teollisuus, maahantuonti ja asiantuntijapalveluita tarjoavat yritykset kuuluvat asiakaskuntaamme. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen. Yhteystietomme löydät täältä.
Kirjoittaja Tero Puranen
Tero Puranen on entinen yritysvalmentaja, nykyisin tilitoimisto Fionian toimitusjohtaja ja osakas, intohimona kannattava kasvu ja hyvä johtaminen. 24/7 isä, puoliso, lukutoukka ja moottoripyöräilijä.