Taloushallinnon rooli yrityksen menestyksen taustatekijänä on kiistaton, muttei ongelmaton.
Oikein suunniteltu ja tehokkaasti toteutettu taloushallinto voi olla merkittävä kilpailuetu, mutta samalla on tärkeää tunnistaa ja hallita taloushallinnon todellisia kustannuksia. Erityisesti tällä tarkoitetaan niitä menoja, jotka eivät ole välittömästi havaittavissa, mutta voivat kuitenkin merkittävästi vaikuttaa yrityksen henkilöstön ajankäyttöön ja tehokkuuteen. Tässä artikkelissa tarkastellaan joitakin yleisiä taloushallinnon piileviä kustannuksia ja niiden vaikutuksia.
Ajan menetys manuaaliseen työhön
Yksi suurimmista taloushallinnon piilokustannuksista on ajan käyttäminen manuaaliseen työhön. Monet yritykset käyttävät edelleen todella vanhentuneita menetelmiä ja manuaalisia prosesseja kirjanpidossa, kuittien käsittelyssä, laskutuksessa ja raportoinnissa. Tämä johtaa väistämättä hukattuun työaikaan ja inhimillisiin virheisiin, mikä puolestaan aiheuttaa lisäkustannuksia virheiden korjaamisesta ja ylimääräisestä työstä. Oravanpyörä on valmis.
Erilaisten hallinnollisten prosessien pyörittämiseen saattaa kulua PK-yrityksissä jopa 30-40% työajasta, mikä on suoraan pois tuottavuudesta.
Virheet ja epätarkkuudet
Taloushallinnossa virheet voivat olla kalliita. Virheelliset laskut, väärin kirjatut tapahtumat tai virheelliset raportit voivat aiheuttaa taloudellisia vahinkoja ja ongelmia verottajan kanssa. Toisaalta raportoinnin oikeellisuus on avainasemassa myös yrityksen johtamisessa.
Pahimmillaan jatkuvat virheet esimerkiksi laskutuksessa voivat vaikuttaa yrityksen maineeseen ja asiakastyytyväisyyteen, mikä johtaa menetettyihin asiakkuuksiin ja turhiin lisäkustannuksiin uusasiakashankinnassa.
Huonosti optimoidut prosessit
Erityisesti tehottomat ja huonosti optimoidut taloushallinnon prosessit aiheuttavat piilokustannuksia yritykselle. Esimerkiksi tehoton laskutusprosessi hidastaa kassavirtaa sekä vaikuttaa rahoituskuluihin, jos joudutaan turvautumaan laskurahoitukseen.
Manuaalisten prosessien tuomat piilevät kustannukset ovat yleisesti ottaen kaikista hankalimmin havainnoitavia kustannuksia yrityksen taloushallinnossa, sillä prosesseja ei välttämättä ole koskaan optimoitu ja ne täyttävät kuitenkin vähimmäistarpeet. Me Fionialla autamme asiakkaitamme tunnistamaan ja kitkemään piileviä kustannuksia jatkuvasti, sekä yhteistyön alkaessa että sen jatkuessa.
Tiedonsiirron haasteet ja ohjelmistolisenssit
Taloushallinnon ohjelmistojen rajapintoihin ja tiedonsiirtoon liittyvät haasteet voivat myös aiheuttaa piilokustannuksia. Vanhojen ohjelmistojen (esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmien) uusiminen ja päivittäminen voi olla todella merkittävä kustannus, jolloin useimmiten toiseksi vaihtoehdoksi pöydälle jää uuden integraation rakentaminen moderniin taloushallintoon kuten Netvisoriin, Fennoaan tai Procountoriin.
Kymmenien rajapintaprojektien kokemuksella tiedämme, että vaikka myös integraatioihin liittyy omia sudenkuoppiaan, on niiden toteuttaminen tyypillisesti paljon kevyempää ja mukavampaa kuin kokonainen järjestelmäuudistus.
Puutteellinen talouden strateginen suunnittelu
Ilman selkeää visiota ja suunnitelmaa taloudellisista tavoitteista yritys käyttää väärin resurssejaan ja menettää mahdollisuuksia kustannustehokkuuteen ja kasvuun. Tätä kutsutaan myös budjetiksi. Budjetointityössä tilitoimiston apu voi olla korvaamaton erityisesti, jos budjetointiprosessi ei ole entuudesta tuttu.
Yhteenvetona voidaan todeta, että taloushallinnon piilokustannukset voivat olla merkittävä taakka yritykselle – kokemuksemme mukaan jopa yli 90% kaikista hallinnon kustannuksista! Siksi on tärkeää tunnistaa nämä piilokustannukset ja pyrkiä vähentämään niitä tehokkaasti. Sijoittaminen automaatioon, järjestelmiin ja prosessien kehittämiseen auttaa vähentämään piilokustannuksia ja parantamaan yrityksen valmiutta menestyä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.
