Ulkoistettu taloushallinto ja rikkinäinen kerosiinimittari
Taloushallinnon tehtävänä on tuottaa yrityksen johdolle oleellista numerotietoa päätöksenteon tueksi. Olisi siis syytä luottaa siihen, että numerot todella pitävät paikkansa.
Mentorini totesi aikoinaan aiheeseen liittyvän ohjeen, jonka olen pitänyt visusti korvan takana.
”Talousjohtaja tuottaa mittariston, jolla toimitusjohtaja lentää yritystä. Jos mittaristo on näyttää väärin, tilanne on äärimmäisen vaarallinen. Se kertoo, ettei talousjohtaja osaa työtään, ja sellainen talousjohtaja irtisanotaan välittömästi.”
Ostin ajatuksen silloin, ja ostan sen edelleen. Tuo ajatus on pitkälti taustalla, miksi perustimme tilitoimisto Fionian. Halusin olla mukana auttamassa yrittäjiä ja taloudesta vastaavia onnistumaan erittäin tärkeässä työssään: päätösten teossa. Yritysmaailmassa päätökset perustuvat lähes aina numeroihin, eli talouslukuihin. Kirjanpidon ja palkanlaskennan voi ulkoistaa, mutta päätöksiä ei voi, eikä kannata ulkoistaa.
Kokemukseni mukaan yrittäjän ongelmana on usein se, että bisneksen pyörittäminen vaatii todella monipuolista osaamista, sen oman toimialan substanssiosaamisen lisäksi. Se että osaa suunnitella ja tehdä vaikkapa tyylikkäitä laukkuja, tai vaikkapa leipoa hyvää leipää, ei ole vielä tunnetusti tae taloudellisesta menestyksestä.
Ilman oikeita ja relevantteja mittareita, on lähes mahdoton tehdä hyviä päätöksiä. Samalla tavalla kuin väärin näyttävä kerosiinimittari on lentäjille (ja matkustajille) äärimmäisen vaarallinen mittari, on sama homma talousmittareiden kanssa: väärin näyttävä taloushallinnon mittari on vaarallinen mittari. Siksi taloushallinnon ulkoistamisessa kannattaa olla erityisen tarkkana.
Taloushallinnon ulkoistaminen
Alkuperäisen Jouni Röksän esityksen ja kuvan löydät täällä.
Taloushallinnon ulkoistaminen on usein ensimmäisiä asioita jotka ulkoistetaan, heti autojen ja kiinteistöjen jälkeen. On hyvä tiedostaa, että ulkoistamisenkin voi tehdä hyvin tai huonosti. Siksi on hyvä tarkastella asiaa yksittäisen kuitin sijaan kokonaisuuden kautta.
Mistä tunnistaa onnistunut taloushallinnon ulkoistus?
Ulkoistamisella haetaan lähes aina kahta asiaa: helppoutta ja aikasäästöä. Joku osaa jonkun tietyn asian yritystä paremmin. Varsinkin jos yritys on toiminut jo esimerkiksi kolme vuotta, kertynyt taloustieto (tuloslaskelmat ja taseet) antavat erinomaisen lähtökohdan.
HUOM. Jos olet ulkoistamassa yrityksesi taloushallintoa, ja etsit vain tilitoimistoa tekemään lain vaatiman minimin, sinun ei kannata jatkaa lukemista. Seuraavista vinkeistä ei ole sinulle apua. Mutta jos haet rahoillesi parempaa vastinetta, jatka ihmeessä lukemista.
Kolme hyödyllistä kysymystä
Muista että yritys on abstrakti kokonaisuus; yritystä ei voi koskettaa, eikä sitä voi tiputtaa varpaille. Samoin on talouslukujen kanssa: näkemättä niitä on mahdotonta antaa validia ja osuvaa vastausta. Tai esittää tärkeitä lisäkysymyksiä. Joku vertasi tilannetta siihen, että lääkäri ottaisi sinut vastaan pimeässä huoneessa, eikä sinulta mitattaisi mitään (esim. pituus, verenpaine, verenkuva jne.). Millaiset mahdollisuudet lääkärillä olisi tehdä osuva diagnoosi ja sen perusteella määrätä sinulle paras mahdollinen hoito?
Siksi tilitoimistolle kannattaa näyttää talousluvut. Ne konkretisoivat yrityksen tilanteen. Käytännössä jokainen tilitoimisto joka tarjoaa kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluita, hoitaa lakisääteiset ilmoitukset. Mutta mitä saat sen päälle?
Alla kolme kysymystä, joiden vastauksilla on kokemukseni mukaan paljon merkitystä.
- Miltä tämän vuoden tulos näyttää?
- Mihin kahteen asiaan minun kannattaisi kiinnittää huomiota ja miksi?
- Annatko esimerkin jostain teidän nykyasiakkaasta, jonka luvuissa huomasitte jotain sellaista, minkä takia otitte yhteyttä asiakkaaseen ja mitä suosituksia annoitte tilanteen korjaamiseksi?
Ensimmäinen kysymys on kuulostaa helpolta vastata, mutta se edellyttää, että kirjanpito on tehty tavalla, joka antaa kuvan todellisuudesta. Onko jotain jäänyt nykyiseltä kirjanpitäjältä tekemättä? Tämä on erittäin arvokasta tietoa ja vaikuttaa ratkaisevasti vastauksen antamiseen.
Toisen kysymyksen kohdalla tilitoimiston pitäisi löytää 5–10 min sisällä kaksi tärkeintä huomiota. Jos huomiot ovat hyödyllisiä: onneksi olkoon, olet todella pitkällä.
Kolmas kysymys onkin kimurantimpi. Se kertoo jo tehdyistä töistä. Miten on autettu? Vai onko autettu ollenkaan? Minkä tasoinen ongelma oli (esim. kadonneet kuitit vs. varastoarvon muutokset) kyseessä?
Kysyminen ei maksa mitään, mutta kysymättä jättäminen saattaa tulla kalliiksi. Onneksi nykyaikaisten sähköisten taloushallinto-ohjelmien aikana taloushallinnon ulkoistuskumppanin vaihtaminen on entistäkin helpompaa. Eikä hyödyttömästä kirjanpidosta kannata maksaa.
Istutaanko alas, ja keskustellaan miten Tilitoimisto Fioniasta voisi olla sinulle hyötyä?
Mikä ihmeen Fionia?
Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Erityisesti valmistava teollisuus, maahantuonti ja asiantuntijapalveluita tarjoavat yritykset kuuluvat asiakaskuntaamme. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.
Kirjoittaja Tero Puranen
Tero Puranen on entinen yritysvalmentaja, nykyisin tilitoimisto Fionian toimitusjohtaja ja osakas, intohimona kannattava kasvu ja hyvä johtaminen. 24/7 isä, puoliso, lukutoukka ja moottoripyöräilijä.
