Varastonhallinta – tonnilla miljoonan euron liikevaihtoon? Miten se tehdään?
Tiesitkö, että Suomessa ei yhdenkään yrityksen tiedetä kaatuneen logistiikka- tai taloushallintokulujen vuoksi? Mutta todella moni yritys on päätynyt konkurssiin ylisuurten varastojen ja huonon varastonhallinnan takia. Tämä on sääli, sillä taitava yrittäjä tai vastuuhenkilö voi tuhannen euron alkupanostuksella saavuttaa miljoonan euron liikevaihdon, jättäen vieläpä varsin mukavasti katetta viivan alle.
Miten tämä tehdään? Olemme Tilitoimisto Fionialla erikoistuneet jelppaamaan yrityksiä, joilla on varasto. Varastokirjanpito on meille jokapäiväistä arkea. Siinä on mukavasti haastetta, kun yksittäinen ostopäätös voi kärjistetysti johtaa menestykseen tai konkurssiin. On osattava ostamista, sekä hallita varastoa tehokkaasti. Menestykseen tarvitaan myös taitoja markkinoinnissa, myynnissä, tuotannossa ja taloushallinnossa. Tämä kirjoitus keskittyy tulokselliseen varastonhallintaan.
Ostojen merkitys eri toimialoilla
Suomessa on 805 toimialaa (Lähde: Tilastokeskus). Ostamisen merkitys on merkittävintä maahantuonnissa, jälleenmyynnissä, liukuhihna-, prosessi- sekä valmistavassa teollisuudessa. Tuloslaskelman kautta tarkasteltuna, saattaa maahantuonnin tuoteostot olla jopa 70 prosenttia liikevaihdosta. Vertailun vuoksi, esimerkiksi digitoimistolle ostamisen merkitys on melko vähäinen. Erityisesti maahantuonnissa ja prosessiteollisuudessa koko homma tiivistyy ostamiseen, se on kaiken keskellä. Juuri tästä syystä monet näiden toimialojen yritykset valitsevat Fionian taloushallinnon kumppanikseen.
On myös hyvä tiedostaa, ettei Suomessa tietojemme mukaan (toukokuu 2024) ole osto-osaamiseen tähtäävää koulutusta. Hankkeisiin liittyvää koulutusta on tarjolla, mutta ostaminen loistaa poissaolollaan. Törmäsimme ongelmaan jo jokunen vuosi sitten, ja mm. siksi tähän asian erikoistunut tilitoimisto tuo yritykselle merkittävää kilpailuetua. Osto-osaamisen ja tuloksellisen varastonhallinnan puute ovat mielestämme erittäin valitettava tilanne Suomen kannalta, mutta erinomainen tilanne niiden yritysten kannalta, jotka ovat ymmärtäneet osaavan ostotoiminnan ja varastonhallinnan merkityksen menestystekijänä. Voit lukea lisää ostobudjetin laatimisesta täältä.
Menestystekijöitä varastonhallinnassa
Ostamisella ja varastonhallinnalla on iso merkitys bisnekseen ja kannattavuuteen. Kannattavuuden kannalta logistiikkakuluja olennaisempaa on tietää varaston kiertonopeus.
Kokemuksemme mukaan huomio kiinnittyy usein ostettavan nimikkeen ja kappalemäärän sijaan logistiikkakuluihin. Saatetaan ostaa yhden lavan sijaan kolme lavaa tavaraa, koska ”ilmainen kuljetus”. Rehellisyyden nimissä on sanottava, ettei ilmaista kuljetusta ole olemassakaan. Kaikki mikä liikkuu renkailla, maksaa. Ostamalla lavan sijaan kolme lavaa, ennen pitkää ollaan tilanteessa, jossa jääkaappi, eli varasto, on täynnä tyhjiä kaljakoreja eli D-tuotteita, eikä hyvin myyville tuotteille ole enää varastotilaa. Siinä tilanteessa uuden jääkaapin ostaminen (ts. varastonlaajennus), ei ole niitä parhaita päätöksiä. Kiitos Markus Kapriolle mainiosta jääkaappi-vertauksesta.
Varaston kiertonopeus on menestyjän salaisuus nro 1
Edellä mainituilla toimialoilla varastonhallinta on kriittinen elementti bisnesosaamisessa, jossa korostuvat kaksi keskeistä tekijää. Ensinnäkin, menestys edellyttää kykyä vastata asiakas- ja markkinatarpeisiin oikea-aikaisilla ostoilla. Toiseksi, on tärkeää ymmärtää varaston kiertoluvun merkitys ja hallita sitä tehokkaasti.
Tämä KPI-mittari (Key Performance Indicator), on verrattavissa terveydenhuollossa käytettäviin indikaattoreihin; esimerkiksi kolesteroliarvoihin, joiden hallinta vaatii jatkuvaa huomiota ja toimenpiteitä, kuten dieettiä. Kolesteroliarvo on KPI-mittari, ja dieetti keino ohjata kolesterolia.
Varaston kiertonopeus voi olla jotain nollan ja jopa 200 välillä, mutta usein luku on 0–12 väliltä. Se on aina ensimmäinen numero, jonka tarkistan käytössä olevasta varastonhallintasoftasta.
Alla on yksinkertaistettu esimerkki kahdesta yrityksestä ja varaston kiertonopeudesta. Niiden ainut ero on, että ylemmässä esimerkissä varaston kiertonopeus on 1, ja alemmassa esimerkissä kiertonopeus on 12. Kiertonopeudelle 1, nimike tuo rahaa kerran vuodessa, ja kiertonopeudella 12, nimike tuo rahaa vuoden aikana 12 kertaa. Jokainen kierros tuo rahaa ja katetta. Katso erityisesti, miten iso ero liikevaihdossa ja erityisesti myyntikatteessa on.. Lue lisää myyntikatteesta täältä.
Varaston kiertonopeus ilmaisee, kuinka monta kertaa tuote myydään vuoden aikana varastohyllyltä. Se on myös luku, joka ilmaisee raa’an rehellisesti vastuuhenkilön osaamisen tason.
Varaston kiertonopeus kertoo paljon
Jos kiertonopeus on 0,2, asuu tavara keskimäärin varastossa viisi vuotta. Eli rahaa saadaan kassaan kerran viidessä vuodessa. Voisi sanoa, että melko kehno bisnes siis.
Jos kiertonopeus on 1, muuttaa tavara asumaan varastohyllylle 12 kuukaudeksi.
Jos kiertonopeus on 6, majailee tavara varastohyllylle 2 kuukautta.
Jos kiertonopeus on 12, tavara tekee 30 vrk pikavisiitin varastohyllyllä. Tämä on jo hyvä bisnes.
Vieläkin nopeampi piipahdus löytyy maitohyllystä. Esimerkiksi ruokakaupassa maidon kiertonopeus on noin 100. Eli keskimäärin maito on kaupassa vain 4 päivää.
Toisin sanoen: Mitä isompi varaston kiertonopeus on = sitä parempi ja kannattavampi bisnes.
On myös erittäin hyödyllistä tietää, mihin suuntaan luku kehittyy. Trendi on tärkeämpi kuin yksittäinen luku. Tästä syystä tämä on yleensä ensimmäisiä kysymyksiä, mitä Fionialla kysymme, kun aloitamme keskustelut mahdollisesta yhteistyöstä.
Kiinnitä kuvassa huomiota myös esimerkki yritysten varastoarvoihin; varastojen euromääräinen arvo on vuoden lopussa lähes sama, 800 € vs. 1000 €. Varastointi syö katetta rotan lailla. Esimerkki yrityksessä vuoden lopulla tapahtuneella myynnillä maksetaan koko vuoden varastointikulut. Katteessa ja kannattavuudessa on valtava ero. Ja katteellahan me eletään, ei liikevaihdolla.
Tuhannella eurolla miljoonan liikevaihtoon?
Koska varastonhallinnassa ostaminen on kriittinen osa menestystä, on hyvä ymmärtää sen osalta kolme tärkeää kohtaa.
- Tuotteet ostetaan asiakas- ja/tai markkinatarpeeseen, ei itselle
- Myyntibisnes ja varastointibisnes ovat kaksi ihan eri bisnestä
- Maksuajat vaikuttavat ostotilauksen kokoon
Jos minulla olisi 1000 euroa alkupääomaa, ja tietäisin tuotteen joka liikkuu varmasti, ostaisin sitä heti myyntiin. Mutta minkä verran?
Siinä minun kannattaisi ottaa huomiaan kolme asiaa:
- Paljonko minulla on ostobudjettia?
- Mikä on arvioitu/tiedetty menekki?
- Kuinka pitkä maksuaika minulla on?
Jos budjetti on 1000 euroa, minun kannattaa investoida ensimmäiseen tilaukseen 800 euroa. Loput 200 euroa laitan mainontaan. Koska on tunnettu tosiasia, että on perhanan vaikea ostaa sellaista, minkä olemassaolosta ei tiedä. Markkinointiviestintä ja myynti auttavat tässä kohtaa.
Tilausmäärä taasen riippuu maksuajasta. Jos maksuaika on 14 vrk, tilaan vain sen verran että saan kaiken myytyä reilusti ennen eräpäivää. Jos maksuaika on 45 vrk, sama sääntö pätee: tilataan vain sen verran, että kaikki on varmasti myyty ja rahat saatu ennen eräpäivää. En halua sitoa omia rahojani bisneksen pyörittämiseen.
Ja siitähän se kasvun kierre lähtee; ostotilaus sisään maksuaika ja varastonkierto huomioiden, tavaroiden myyntiä hyvällä katteella, ja niistä saaduilla rahoilla tilataan taas isompi erä, ja niin edelleen ja niin edelleen. Tarkoitus on olla myyntibisneksessä, ei varastointibisneksessä. Varastonkiertoluku ohjaa päivittäistä tekemistä. Miljoonan euron liikevaihto tuhannen euron alkupääomalla. Se jos jokin on bisnesosaamista.
Ei tämä ole mahdollista sanoo joku. On se, tiedän muutamankin tällaisen tapauksen. Kun ymmärtää ostamista, varastonhallintaa ja kassavirtaa, homma muuttuu helpommaksi.
Jos sinulla on jonkinlainen varasto, sinua kiinnostaa kannattava bisnes ja hyödylliselle taloushallinnolle olisi tarvetta, niin voisimme olla avuksi. Katsotaan kokonaisuutta. Olisi meillä muitakin hyödyllisiä vinkkejä pohdittavaksi.
Lisää luettavaa varastonhallinnasta?
Jos sinulla on varasto, voisit hyötyä muistakin kirjoittamistamme artikkeleista. Aiheina ovat mm. ABC-analyysi ja ostobudjetin laatiminen.
Mikä ihmeen Fionia?
Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Erityisesti valmistava teollisuus, maahantuonti ja asiantuntijapalveluita tarjoavat yritykset kuuluvat asiakaskuntaamme. Varastokirjanpito on meille jokapäiväistä arkea. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.
Kirjoittaja Tero Puranen
Tero Puranen on entinen yritysvalmentaja, nykyisin tilitoimisto Fionian toimitusjohtaja ja osakas, intohimona kannattava kasvu ja hyvä johtaminen. 24/7 isä, puoliso, lukutoukka ja moottoripyöräilijä.